Tracking von Druckaufträgen

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ThinPrint Tracking stellt eine Option dar, die Ihnen einen Überblick über Ihr Druck­aufkommen bietet: Welche Drucker sind überlastet? Welche kaum genutzt? Wie viele Farb- oder Schwarzweiß-Drucke werden täglich gedruckt? Welche Kosten entstehen dabei?

So funktioniert’s

Die Druckdaten der ThinPrint Ports werden serverseitig erfasst und in eine SQL-Datenbank geschrieben. Von dort aus können sie mit der Tracking Report Engine grafisch als Webseite aufbereitet werden. Auf dieser können Sie diverse eigene Ein­stellungen vornehmen, beispielsweise das Druckaufkommen einer bestimmten Nie­derlassung in einem bestimmten Zeitraum abfragen. Der Zugriff auf die Webseite ist für autorisierte Personen von überall her möglich.

Folgende Komponenten sind Bestandteil des ThinPrint Trackings:

  • ThinPrint Engine oder Personal Printing
    senden Daten an den ThinPrint Tracking Service
  • ThinPrint Tracking Service
    empfängt Daten und schreibt sie in eine SQL-Datenbank
  • ThinPrint Tracking Report Engine
    Webkomponente für übersichtliche Analyse, Zusammenfassung und grafische Aufbereitung der Tracking-Ergebnisse

Beispiel für den Einsatz des ThinPrint-Trackings

Tracking ist Bestandteil folgender ThinPrint-Produkte:

  • ThinPrint Engine
    oder
  • Personal Printing

Um die Tracking-Funktion nutzen zu können, müssen Sie zuvor einen SQL-Server ins­tallieren. Dieser ist nicht im Lieferumfang der ThinPrint Engine oder von Personal Printing enthalten.

Tracking Service

Über die mit der ThinPrint Engine oder mit Personal Printing versendeten Druckauf­träge können Sie Daten für Ihre Statistik sammeln (Tracking). Dazu müssen Sie einen Microsoft SQL-Server einrichten. Zu den Druckinformationen, die dann mit der Tra­cking Report Engine erfasst werden können, zählen:

  • Herkunft eines Druckauftrags (Benutzer/Gruppe)
  • verwendeter Drucker
  • vorgenommene Einstellungen
  • Anzahl gedruckter Seiten
  • Information, ob der Druckauftrag fehlerfrei übertragen wurde
  • Kosten
  • Komprimierungsrate (nur ThinPrint Engine)
  • Druckdauer
  • Druckdaten über einen definierten Zeitraum anzeigen

Der SQL-Server kann Druckdaten aus unterschiedlichen Quellen aufnehmen – von ThinPrint Engines auf Anwendungs- und Druckservern oder von Personal-Prin­ting-Servern.

Tracking Report Engine

Zur Visualisierung der Tracking-Daten steht eine Webapplikation zur Verfügung, die – auf einem Webserver installiert – in ihrem Webinterface die SQL-Daten grafisch darstellen kann. Somit können dann die Tracking-Daten von einem beliebigen Arbeitsplatz aus per Webbrowser ausgewertet werden.

Auswertung der SQL-Daten im Webbrowser (Beispiel)

Technische Anforderungen

Für das Tracking muss Ihre Architektur folgende Anforderungen erfüllen:

  • Für den SQL-Server wird zusätzlich benötigt:
    • Microsoft SQL Server 2005 Express und höher
  • Die ThinPrint Tracking Report Engine kann auf folgenden Servern (als Webser­ver) zum Einsatz kommen:
    • Windows Server 2012 R2
    • Windows Server 2012
    • Windows Server 2008 R2 SP1

Hinweis! Die Tracking Report Engine darf nicht zusammen mit Personal Prin­ting oder ThinPrint Engine auf demselben Server installiert werden.

Dort wird benötigt:

  • Microsoft .NET Framework 3.5 SP 1
  • ASP .NET (kann als Windows-Komponente aktiviert werden oder als Teil des .NET Frameworks installiert werden)
  • Internet-Informationsdienste (IIS) ab 5.1. Standardmäßig wird hier Port 80 verwendet. Dieser Port darf nicht geändert werden und es dürfen keine ande­ren Programme auf Port 80 laufen.

Für alle Installations- und Konfigurationsschritte benötigen Sie Administrator-Rechte.
Mit ThinPrint Tracking werden Daten von Druckaufträgen erfasst, die über einen ThinPrint Port gedruckt werden.

Installation der Tracking-Datenbank

  • Öffnen Sie die Setup.exe auf dem SQL-Server.
  • Wählen Sie die gewünschte Sprachversion. Anschließend öffnet sich der InstallShield Wizard. Klicken Sie Weiter.

Installationsprogramm starten

Wählen Sie den SQL-Server, auf dem Sie die Tracking-Datenbank installieren wollen (Pfeil rechts). Geben Sie anschließend an, wie Sie auf die Datenbank zugreifen möchten (Pfeil links):

  • Windows Authentifizierung oder
  • SQL-Server Authentifizierung

Bestätigen Sie mit Weiter.

Datenbankserver und Authentifizierung zum SQL-Server wählen

  • Vergeben Sie einen Namen für die Datenbank, in der die Informationen zu den Druckaufträgen gesammelt werden, zum Beispiel PrintJobTracking (oberer Pfeil).
  • Im Falle eines Software-Updates können Sie mit Durchsuchen auch die vor­handene Datenbank auswählen.

Datenbankserver und Authentifizierung wählen

Authentifizierungsmodus wählen

Mit der Wahl des Authentifizierungsmodus haben Sie festgelegt, wie die Admins der Report Engine und der Tracking Service auf die Daten zugreifen.

SQL-Server Authentifizierung

  • Legen Sie ein Konto mit Administrator-Rechten an, z. B. TrackingService und notieren Sie sich Benutzernamen und Passwort. Oder verwenden Sie ein vor­handenes Konto.
  • Bestätigen Sie anschließend mit Weiter und beenden Sie den InstallShield Wizard mit Finish.

Administrator-Konto für die Datenbank anlegen

Windows-Authenti­fizierung

Wenn Sie sich für die Windows Authentifizierung entscheiden, müssen alle Nutzer und alle Server Mitglied derselben Domäne sein. Mit der Windows-Authentifizierung können sich Nutzer mit ihrem Benutzernamen und dem Domänenpasswort einlog­gen.

Windows Authentifizierungsmodus wählen

  • Klicken Sie Windows-Authentifizierung und bestätigen Sie anschließend mit Weiter.

Gruppen aus dem AD übernehmen

Aus dem Active Directory können Sie Gruppen von Nutzern auswählen, die Zugriff auf die Tracking-Datenbank haben dürfen.

  • Klicken Sie hierzu auf Erweitert

Mit der Installation der Tracking-Datenbank werden Datenbank-Administratoren mit Lese- und Schreibrechten angelegt und es werden Nutzer mit Leserechten bestimmt.

Administrator- und Nutzergruppen bestimmen

  • Anschließend beenden Sie die Installation der Tracking-Datenbank mit Instal­lieren und Fertig stellen im InstallShield Wizard.

Tracking-Datenbank verwalten

  • Öffnen Sie ein Management-Tool für die Datenbank, z. B. Microsoft SQL Server Management Studio Express, damit können Sie die vom Installer angelegte Datenbank verwalten.

Datenbank (hier: PrintJobTracking)

bei SQL-Authentifi­zierung

Bei der Installation der Tracking-Datenbank mit SQL-Authentifizierung wird ein Nut­zerkonto angelegt, das Leserechte auf die Datenbank hat. Dieser Nutzer heißt TrackingUser und das Passwort lautet: ThinPrint-1.

  • Um remote auf den SQL-Server zugreifen zu können, öffnen Sie den SQL-Server Manager und aktivieren Sie die Protokolle Named Pipes und TCP/IP. Anschlie­ßend starten Sie den SQL Server Browser im Diensteordner.

Protokolle aktivieren

bei Windows-Authenti­fizierung

  • Damit der Tracking Service Zugriff auf den SQL-Server erhält, öffnen Sie Management Studio Express und gehen mit Rechtsklick im Ordner Security auf New und Login.

Zugriff für Tracking Service auf SQL-Server einrichten

  • Erstellen Sie nun ein neues Konto nach folgendem Muster:

<domäne>\<adresse des tracking services>$

hier: mydomain\ps13$

Login für den Tracking Service einrichten

  • Setzen Sie ein Häkchen bei der Datenbank, die für Tracking eingerichtet wurde, hier: PrintJobTracking (Pfeil oben) und ein Häkchen bei TREAdmin (unterer Pfeil). Bestätigen Sie mit OK.

User Mapping

Dann kann der Tracking Service mit der Windows Authentifizierung auf die Daten­bank zugreifen.

Installation der Tracking Report Engine

Beachten Sie bitte, dass die Tracking Report Engine auf Windows 2003 x64 nicht lauffähig ist. Stellen Sie sicher, dass die Windows-Komponenten IIS und ASP.NET installiert und gestartet sind.

Hinweis! Die Tracking Report Engine darf nicht zusammen mit Personal Prin­ting, ThinPrint Engine oder Lizenzserver auf demselben Rechner installiert werden. Nutzen Sie hierzu einen separaten Webserver.

  • Kopieren Sie die Setup.exe der Tracking Report Engine nun auf einen Webser­ver und öffnen Sie sie. Wählen Sie die gewünschte Sprachversion und bestäti­gen Sie mit OK. Es öffnet sich der InstallShield Wizard.
  • Wählen Sie den Datenbankserver, auf dem die Tracking-Datenbank installiert wurde (Pfeil oben). Anschließend wählen Sie den Authentifizierungsmodus, den Sie bei der Installation der Tracking-Datenbank gewählt haben, hier SQL-Ser­ver-Authentifizierung (mittlerer Pfeil). Außerdem geben Sie die Datenbank an, die vom Installer der Tracking-Datenbank angelegt wurde, hier PrintJobTra­cking (Pfeil unten). Bestätigen Sie mit Weiter.

Datenbank und Authentifizierungsmodus wählen

  • Hier wählen Sie den Authentifizierungsmodus, mit dem sich die Tracking Report Engine mit der Tracking-Datenbank verbindet. Anschließend bestätigen Sie mit Weiter und beenden den InstallShield Wizard mit Fertig stellen.

Authentifizierungsmodus wählen

Tracking-Daten auswerten

Personal-Prin­ting-Server und Tracking Service vorbereiten

Installieren Sie die Tracking-Datenbank auf einem SQL-Server und die Tracking Report Engine auf einem separaten Webserver, wie in den Abschnitten Installation der Tracking-Datenbank und Installation der Tracking Report Engine beschrieben.
Für die Vorbereitung des Personal-Printing-Servers zum Senden von Daten über die ausgeführten Druckaufträge an den Tracking Service nehmen Sie folgende Ein­stellungen vor:

  • Wählen Sie in der Personal-Printing-Konsole Einstellungen ändern.

Personal-Printing-Konfigurationskonsole

  • Wählen Sie den Reiter Tracking und nehmen Sie folgende Einstellungen vor:
    • Tracking einschalten
    • Adresse und Name des SQL-Servers
    • SQL-Server- oder Windows-Authentifizierung: ein mit der Installationsroutine für die Tracking-Datenbank eingerichteter Account, der Schreibrechte auf Ihre Datenbank hat
    • Verschlüsselungseinstellungen, falls das Senden der Daten zum SQL-Server verschlüsselt erfolgen soll
    • Name der Tracking-Datenbank (angelegt mit deren Installationsroutine)

Tracking-Einstellungen wählen

Das Ergebnis zeigt der folgende Screenshot.

Tracking von Druckaufträgen aktiviert (Personal-Printing-Konsole)

Report-Engine ver­wenden

Die ThinPrint Tracking Report Engine ermöglicht es, die in der SQL-Datenbank ent­haltenen Informationen übersichtlich aufbereitet in einem Webbrowser darzustellen. Alle wesentlichen Daten von Druckaufträgen können nach verschiedenen Kriterien summiert, sortiert und in grafischer Form dargestellt werden.
Sie können die Daten mit der mitgelieferten Tracking Report Engine auswerten, aber auch jedes beliebige andere Tool nutzen, um die Datenbank abzufragen.

  • Zum Auswerten der Tracking-Daten starten Sie Ihren Webbrowser, und rufen die Webseite des Servers auf, auf dem die ThinPrint Tracking Report Engine instal­liert ist:

https://<webserver>/tracking

Beispiel: https://ps13/tracking

  • Geben Sie den im SQL-Server eingerichteten Account an, hier TrackingService, der Schreibrechte auf die Datenbank (hier: PrintJobTracking) hat.

Tracking Report Engine im Webbrowser starten

Übersicht

Es erscheint die Übersichtsseite Überblick. Hier werden Ihnen folgende Informatio­nen zur Auswertung dargestellt:

  • Anzahl der Druckaufträge
    • Farbe und schwarzweiß (Graustufen)
    • einseitig und doppelseitig
  • Papierverbrauch
    • Farbe und schwarzweiß (Graustufen)
    • einseitig und doppelseitig

Darüber hinaus können Sie die Informationen folgendermaßen spezifizieren:

Funktion Beschreibung
Gruppe Auswahl zwischen einer bestimmten oder allen Benutzergrup­pen (siehe unten den Abschnitt Gruppenverwaltung)
Drucker Auswahl zwischen einem bestimmten oder allen Druckern
Beginn Beginn des Darstellungszeitraums (Anzeige und Eingabe)
Ende Ende des Darstellungszeitraums (Anzeige und Eingabe)
Vordefiniert Auswahl von Darstellungszeiträumen

Übersicht über Anzahl der Ausdrucke und Papierverbrauch

Verteilung

Die Seite Verteilung erlaubt Ihnen die Auswertung, welche Benutzer, Gruppen oder Drucker am meisten gedruckt haben. Sie können die Informationen folgendermaßen spezifizieren:

Kategorie Beschreibung
Druckaufträge Anzahl der Druckaufträge
Kosten Druckkosten für die von der jeweiligen Auswahl (Gruppe(n) bzw. Benutzer) gedruckten Seiten unter Beachtung der dru­ckerspezifischen Kosten pro Seite
Papierverbrauch Anzahl der für das Drucken verbrauchten Blätter
Simplex Anzahl der einseitig gedruckten Seiten
Duplex Anzahl der beidseitig gedruckten Seiten
Schwarzweiss Anzahl der in schwarz/weiß gedruckten Seiten
Farbe Anzahl der farbig gedruckten Seiten
Fehler Anzahl der fehlgeschlagenen Druckaufträge
Gruppe Auswahl zwischen einer bestimmten oder allen Benutzer­gruppen (siehe unten den Abschnitt Gruppenverwaltung)
Drucker Auswahl zwischen einem bestimmten oder allen Druckern
Beginn Beginn des Darstellungszeitraums (Anzeige und Eingabe)
Ende Ende des Darstellungszeitraums (Anzeige und Eingabe)
Vordefiniert Auswahl von Darstellungszeiträumen

Übersicht über Anzahl der Ausdrucke und Papierverbrauch

Trend

Die Seite Trend ermöglicht eine Übersicht darüber, wie sich das Druckaufkommen über bestimmte Zeiträume entwickelt hat. Das Beispiel in folgenden Screenshot zeigt eine Kostenentwicklung.
Für die hier zur Verfügung stehenden Funktionen siehe den vorigen Abschnitt. Dar­über hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, sich die Kompressionsrate (Komprimie­rung) der Druckaufträge anzeigen zu lassen, falls Sie mit einer ThinPrint Engine dru­cken.

Darstellung von Trends (hier die Zahl der Druckaufträge)

Gruppenverwaltung

Auf der Seite Gruppen verwalten können Sie Gruppen von Benutzer/innen definie­ren, um die Darstellungen auf den vorangegangenen Seiten übersichtlicher gestalten zu können.

Benutzergruppen definieren

Außerdem können Sie Gruppen aus dem Active Directory importieren.

Hinweis! Dazu ist es nötig den Browser Internet Explorer auf dem Webserver zu benutzen, auf dem die Tracking Report Engine installiert wurde. (Von einem beliebigen Rechner remote zuzugreifen ist in diesem Fall nicht möglich.)

  • Dazu klicken Sie den Button Gruppe aus Active Directory importieren.
  • Klicken Sie anschließend auf Advanced.

Nutzerimport aus dem Active Directory

  • Wählen Sie Find Now (Pfeil oben).
  • Es werden Ihnen Gruppen angezeigt. Markieren Sie die gewünschte Gruppe (Pfeil unten) und bestätigen Sie anschließend mit OK.

Gruppe aus dem Active Directory auswählen

Die ausgewählte Gruppe wird Ihnen nun mit den darin enthaltenen Nutzern ange­zeigt. Nehmen Sie jede/n Benutzer/in nur in eine Gruppe auf; damit verhindern Sie mögliche Verfälschungen der Gesamtübersichten. Nutzer können jedoch beliebig in Gruppen aufgenommen oder umverteilt werden.
Bitte beachten Sie, dass Benutzer/innen hier erst erscheinen, wenn sie mindestens einmal gedruckt haben oder sie über eine Gruppe aus dem Active Directory importiert wurden.

Kosten

Auf der Seite Kosten definieren Sie Kosten, um die finanziellen Auswirkungen des Druckaufkommens analysieren zu können. Bei den vorgegebenen Werten handelt es sich um Schätzwerte, die sich auf die Kosten für Toner- und Papierverbrauch bezie­hen.
Da die Kosten je nach Drucker und Art des Ausdrucks stark variieren, empfiehlt ThinPrint, die voreingestellten Werte an Ihre individuellen Gegebenheiten anzupas­sen. Wählen Sie hierzu einen Drucker aus, und hinterlegen Sie für diesen die durch­schnittlichen Kosten.

Funktion Beschreibung
Währung Tragen Sie eine Währung ein (drei Zeichen)
Drucker
  • Drucker wählen
    oder
  • Vorlage ändern (= Standardwert)
Neues Papierformat weitere Papierformate definieren
Einstellungen speichern Kosten für schwarzweiß und Farbe für die Vorlage oder den gewählten Drucker speichern
Löschen Papierformat löschen
Übernehmen dieselben Einstellungen für weitere Drucker über­nehmen (Markieren mit Strg- und Umschalt-Taste möglich)

Einstellungen für Kostenabschätzungen vornehmen

SQL-Datenbank

Management-Tools für SQL-Server

Für den direkten Zugriff auf die SQL-Datenbank können Sie neben der ThinPrint Tra­cking Report Engine auch Management-Tools einsetzen, beispielsweise Microsoft SQL Server Management Studio Express. Damit können Sie einerseits eine Daten­bank anlegen und andererseits Informationen auswerten, die in der Datenbank gespeichert sind.

Microsoft SQL Server Management Studio Express (Beispiel)

Tracking-Daten

Unter der Voraussetzung, dass sowohl die verwendeten Druckertreiber als auch die Anwendungen des Quellrechners (derjenige, dessen ThinPrint Engine Druckaufträge an den Tracking Service sendet) bestimmte Werte zur Verfügung stellen und die jeweilige Version von ThinPrint Engine oder Personal Printing diese auch unterstüt­zen, können mit jedem Druckauftrag folgende Angaben an den ThinPrint Tracking Service gesendet und von diesem in die SQL-Datenbank geschrieben werden:

Wert in der Datenbank Bedeutung vom Output Gateway unterstützt
MachineName IP-Adresse des Quellrechners (z. B. 192.168.131.30)
DriverName Druckertreiber-ID
DestName Hostname des Zielrechners (z. B. client-22)
ServerName Hostname des Quellrechners (z. B. server-03)
PrinterName Name des Druckers auf dem Quellrechner (z. B. HP LaserJet 4#client-22:6)
ID ID innerhalb der SQL-Datenbank
UserName Name der Person, die gedruckt hat (= Account)
Orientation Papierausrichtung (Hoch- oder Querformat)
PaperSize Papierformat (z. B. A4, Letter, Executive)
PaperLength Papierlänge (cm) bei benutzerdefinierten Papierformaten,
sonst Wert = 0
PaperWidth Papierbreite (cm)
Copies Anzahl der Kopien
DefaultSource Standard-Papierquelle
PrintQuality Druckauflösung (Maximalwert von XRes und YRes, z. B. 600 dpi) oder Qualitätsstufe (z. B. fein)
Color Farbe oder Graustufen (schwarzweiß)
Duplex doppel- oder einseitig (duplex oder simplex)
XRes Druckauflösung quer (dpi)
ResAYRes Druckauflösung hoch (dpi)
TTOption in die Datei eingebettete TrueType-Schriften als Bit­map in den Drucker laden, als Softfont oder Outline oder Information darüber, mit welcher Druckerschrif­tart ersetzt werden soll
dmCollate Sortieroption, z. B. Kopien mehrseitiger Dokumente nacheinander drucken abhängig von der Anwendung
FormName Bezeichnung des Papierformats
JobID ID des Druckauftrages
Status Werte:
1 = Druckauftrag eingegangen
2 = erfolgreich gedruckt
3 = Druckauftrag abgebrochen
ClientID Client-ID
Pages Anzahl gedruckter Seiten
TStamp Zeitpunkt des Druckauftrags (Beginn der Kommunika­tion zwischen ThinPrint Engine und Tracking Service)
Duration Zeit (in ms) zwischen dem Start des Sendens eines Druckauftrages durch die ThinPrint Engine (= TStamp) und dem Ende der Übertragung
DevMode Device-mode-Daten als blob (binary large object)
PrintType Format der Druckdaten
Werte: m = EMF; r = RAW
JobSize Größe des unkomprimierten Druckauftrages (Byte)
JobTSize Größe des komprimierten Druckauftrages (Byte)
Compression­Rate ermittelt durch Teilung des Wertes JobTSize durch JobSize (nur bei der ThinPrint Engine)
DocumentName Name des Dokuments

 

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